スピーディでスマートなワークフロー確立に役立つシステム

稟議書の作成

ワークフローシステムが動き出すとき、最初に存在するのは稟議書。これが作成されるところから「流れ」のすべてが始まります。コンピュータシステムとしてのワークフローシステムがどのようにこれをサポートしているのか見てみましょう。

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電子印鑑

現代のワークフローシステムでは、コンピュータ内で作られた稟議書も、電子印鑑によって承認、決裁を行うことが出来るという機能が備わっています。最先端のシステムで、昔ながらの方法で意思決定を行うことが出来るのです。

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コスト削減に役立つ

ワークフローシステムは、ただ単に稟議書の作成から決裁までの流れが便利になるというものではありません。紙の書類があるところに存在した、びっくりするほど多くのコストを削減することが可能になっているのです。

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流れを作る

そもそもワークフローというのは、「Workflow」という英語から来ている言葉で、直訳的に言えばすぐわかると思いますが、ようするに「仕事の流れ」ということです。どんな仕事も同じですが、ある一定の流れのもとで、始まり、進行し、やがて終わるという流れがあります。その流れのことを、ワークフローと呼ぶわけです。ワークフローシステムは、あるひとつの仕事を前に、その内容が固められるときに活用されているシステムを指します。ワークフローシステムがあれば、最終的に仕事の開始を決定する上の人たちに伝わって、実際の決裁が下りるまでの流れもスマートなものにすることが出来ます。このシステムを上手く使いこなすことこそ、このスピード重視の現代社会においては必要不可欠なことなのです。

簡単に言えば、ワークフローシステムはひとつのことが発案され、実行に移されるまでのプロセスにおいて働くシステムであるといえるでしょう。ひとつの起案があり、それが認められて形にすることが決定される。そのとき、必要なのがワークフローであるというわけなのです。このシステムで用いられているのは、例によってコンピュータとインターネットのテクノロジーです。昔は実際に書類を回すことでワークフローシステムは成り立っていたのですが、より手っ取り早く無駄なく行うことが出来るように、最近ではコンピュータシステムとしてのワークフローシステムがよく使われています。コストを抑え、時間を節約して一刻も早くスタートを切ろうという、例のごときスピードを求める仕事のあり方が、ワークフローシステムの先鋭化をうながし、企業はより良いシステムを求めるようになっています。